Зміст
- 01. Автоматизуйте процес
- 02. Розставити пріоритети
- 03. Використовуйте "Непрочитане" для повідомлень, які потребують дії
- 04. Відфільтруйте бюлетені в окрему папку
- 05. Не тримайте електронну пошту постійно
- 06. Використовуйте ярлики та папки, щоб залишатися впорядкованими
- 07. Ставтеся до своєї поштової скриньки як до списку справ
- 08. Відмовтеся і встановіть ТОВ
Електронна пошта. Це почалося як щось чудове; магічний спосіб миттєвого спілкування з іншими, незалежно від того, де вони знаходились у світі. Це зробило б революцію у способі ведення бізнесу.
Ну, це зробило це. Однак це також відкрило новий цілий світ болю та стресу, який насправді ніхто не бачив. Наявність стратегії управління електронною поштою стало настільки важливим для професійного успіху, як наявність чудового дизайнерського портфоліо, гідної послуги веб-хостингу (серйозно, це позбавляє напруги від управління веб-сайтом) або знання мережевих зв'язків.
Прочитайте про стратегії дизайнерів для управління невпинним потоком електронної пошти, що надходить у вашу поштову скриньку. Ви ніколи не знаєте, Inbox Zero може бути в межах досяжності.
01. Автоматизуйте процес
«Я намагаюся ефективно використовувати інструменти та технології, - говорить Брок Халдеман від Pivot Design. «Я використовую фільтри, щоб допомогти визначити пріоритети та впорядкувати вхідну пошту. Я використовую фільтрацію спаму, скасування підписки та додавання до чорного списку, щоб мінімізувати сміття. Будь-яка пошта, що надходить, є тією, що є, як правило, найважливішою, і оскільки їх майже не так багато, набагато простіше залишатися в курсі ».
02. Розставити пріоритети
Не всі електронні листи настільки важливі, як інші. "На роботі я надаю пріоритет реагуванню на нагальні питання та ті електронні листи, які можуть стати блокувальниками для інших", - говорить Альберта Соранцо, дизайнер послуг у LBG Digital.
Джефф Толл з Bukwild перевіряє свої електронні листи вранці, але не відповідає ні на що, що не є надзвичайною ситуацією. "Я просто позначаю та організовую пріоритет реагування", - говорить він. "Після того, як я приступлю до роботи і маю хвилину подумати про свої відповіді, я можу вибити їх усі". Потім протягом усього дня Толл буде позначати всі важливі електронні листи, на які не потрібні миттєві відповіді, і переконайтесь, що він повертається до них до кінця дня.
03. Використовуйте "Непрочитане" для повідомлень, які потребують дії
Що ви робите з електронними листами, які ви бачили, але не встигли з ними розібратися? Деякі сортують їх за папками дій («Відповісти» тощо), але такий підхід не працює для Далстрём. "Я закінчила кладовищем забутих електронних листів", - посміхається вона. "Зараз я, як правило, позначаю їх як непрочитані".
04. Відфільтруйте бюлетені в окрему папку
Хочете бути в курсі того, що відбувається в широкій галузі? Інформаційні бюлетені - це чудовий спосіб бути в курсі останніх статей та обговорень ... але, безсумнівно, вони можуть засмітити вашу поштову скриньку, якщо ви занадто зайняті, щоб читати їх, коли вони заходять.
UX-дизайнер Анна Дальстрем пропонує відфільтрувати інформаційні бюлетені в окремі папки. "Я використовую додаткові + щось> у поєднанні з папками для свого облікового запису Gmail, вимикаючи сповіщення для цього, але включаючи їх для мого бізнес-рахунку", - каже вона.
05. Не тримайте електронну пошту постійно
Нульова папка "Вхідні" - це чудово, але ви не можете впоратися з кожним повідомленням, щойно воно надходить, інакше ви нічого не зробите. Цифровий арт-директор Клара Ілена вимикає свою електронну пошту, коли вона хоче бути продуктивною. "Такі додатки, як Slack, Todoist та Monday, також допомагають мені не відставати від справи і зводити зайве спілкування до мінімуму", - додає вона.
06. Використовуйте ярлики та папки, щоб залишатися впорядкованими
Ваша папка "Вхідні" дуже легко може стати безладом різних бесід та тем. Якщо ви можете, сортування їх у різні тематичні папки може зробити речі більш керованими. "Щоразу, коли я отримую повідомлення електронної пошти, я надсилаю їх у папку: проектну, командну або комітет / робочу групу", - говорить Соранцо.
«Вдома я покладаюсь на функцію архівування Gmail та мітки. У мене є ярлики на все, що полегшує пошук повідомлень на певну тему, навіть коли я насправді не пам’ятаю, хто мені писав ».
07. Ставтеся до своєї поштової скриньки як до списку справ
Окрім використання фільтрації, щоб переконатися, що лише важливі речі потрапляють до його поштової скриньки, Digital Director Майкл Салафіямає новий підхід до організації своїх електронних листів."Я поводжуся зі своєю поштовою скринькою як зі списком справ", - пояснює він.
«Я закріплюю елементи, за якими потрібно відслідковуватися в той же день, і встановлюю нагадування про відкладення для будь-чого, що вимагає майбутніх дій. Вкладені файли відразу впорядковуються на Google Drive із Inbox (див. інше хмарне сховище варіанти тут). Я створюю новий контакт для дошки Trello кожного проекту, щоб я міг пересилати електронні листи та автоматично створювати картки. У мене також є купа спеціальних Zapier Zaps для автоматизації нудних дій, які запускаються шляхом нанесення міток на електронні листи ».
08. Відмовтеся і встановіть ТОВ
"Я прочитав із подивом, але з потіхою чиюсь недавню стратегію ТОВ:" Я не буду читати ваш електронний лист. Будь ласка, напишіть мені ще раз, коли я повернусь, якщо це все ще важливо », - згадує цифровий директор Кейт Тарлінг. Здається, цей дещо суперечливий підхід набирає популярності. Незважаючи на те, що не всі повідомлення настільки тупі, як це, не рідко творчі особи встановлюють повідомлення OOO у напружений час, пояснюючи, що вони не перевіряють свої електронні листи, і відправник навряд чи отримає відповідь.
Маєте багато, але потребуєте нового веб-сайту? Спробуйте конструктор веб-сайтів без напруги.
Ця стаття була спочатку опублікована в мережі, що продається у світі журналом для веб-дизайнерів та розробників. Купуйте випуск 307 або передплатити.
